Sledovací systém může přijímat požadavky poštou a vkládat je automaticky do databáze. Obvyklé nastavení vypadá tak, že pro příchozí požadavky vyčleníte jednu konkrétní adresu (například info@mojefirma.cz) a necháte egroupware, aby pravidelně kontroloval poštovní schránku, do které je pošta pro tuto adresu doručovaná. Využívá se tak toho, že do jedné poštovní schránky může být doručovaná pošta pro několik poštovních adres. Jak už jsme uvedli v článku o třídění pošty, adresa info@mojefirma.cz může být doručovaná například do schránky asistentky (uživatel karolina). Egroupware lze v takovém případě nastavit tak, aby si všímal pouze zpráv pro info@mojefirma.cz a ignoroval zprávy pro adresa asistentka@mojefirma.cz a karolina@mojefirma.cz (už jste asi pochopili, že jedna poštovní schránka může mít různé adresy).
Adresu info@mojefirma.cz nechte posílat do schránky živého člověka. Pouze v případě, že někdo bude kontrolovat příchozí poštu a případně i schánku se spamem, můžete zaručit, že se někdo bude věnovat skutečně každému požadavku.
Systém lze nastavit i tak, že se bude kontrolovat a zpracovávat obsah celé poštovní schránky - ale v tom případě je víceméně nutností, aby byla poštovní schránka vyčleněná pouze k tomuto účelu a hrozí nebezpečí, že se takové schránce nebude nikdo věnovat se stejnou pečlivostí, jako se věnuje své vlastní poště.
Antispamový systém má přednost před ostatními pravidly pro třídění pošty. Pokud by se nikdo poštovní schránce s požadavky nevěnoval a neučil antispam rozeznávat žádoucí a nežádoucí poštu, brzy byste na sledovací systém zanevřeli.
Pokud by bylo nežádoucí míchat poštu asistentka@mojefirma.cz a info@mojefirma.cz, můžete vytvořit v poště asistenky pravidlo, které bude ukládat poštu info@mojefirma.cz do jiné složky. Sledovací systém lze snadno přesměrovat do libovolné složky v poštovní schránce.
Poštu můžete ukládat i do sdílené složky. V takovém případě může mít k poště přístup i více lidí.