Máte ve své firmě nějakou centrální adresu, jako například info@mojefirma.cz, kterou nyní třídí vaše asistentka a maily rozesílá odpovědným osobám? Pokud ano, můžete své asistentce usnadnit práci a zpřehlednit poštu ve firmě.
Obvyklým řešením bývá, že asistenka si přečte zprávu, a jakmile usoudí, komu zpráva přísluší, klikne na tlačítko "Přeposlat" a poštu pošle zodpovědné osobě ve firmě.
Toto řešení má ale závažný nedostatek! Zpráva, kterou asistentka pošle, má jako adresu odesilatele uvedou vaši asistentku (asistentka@mojefirma.cz) - informace o skutečném odesilateli (zakaznik@bohata-firma.cz) se ztratila. Vaše zodpovědná osoba ve firmě pak musí běžet za asistentkou a zjišťovat, kdo zprávu skutečně odeslal. Pokud asistentka mezitím zprávu jako "vyřízenou" smazala, vaše firma třeba právě přišla o zákazníka. I podle adresy to byl bohatý zákazník, ale to už se kvůli špatnému poštovnímu systému nikdy nedozvíte. Přeposíláním pošty přicházíte o zákazníky.
Naštěstí je velmi snadné nastavit poštu tak, že vaše asistentka vidí poštovní schránky všech zodpovědných pracovníků ve firmě (nikoliv však obsah schránek) a jednoduchým přesunem myší může poštu doručit odpovědné osobě. Pošta se nijak nezmění - adresa odesilatele (zakaznik@bohata-firma.cz) i původní adresát (info@mojefirma.cz) zůstává stejná, pouze pošta je v poštovní schránce pracovníka, který se o ni dokáže nejlépe postarat (například prodej@mojefirma.cz). Navíc je takové řešení mnohem snazší a přehlednější pro vaši asistentku - pravděpodobnost chyby se snížila.
U každého pracovníka, kterému má asistentka posílat poštu pouhým přesunutím myší, musíte nastavit přístupová práva v jeho složce INBOX (příchozí pošta). V menu pošty klikněte na položku "Spravovat složky":
Ve formuláři potom klikněte na položku ACL a nastavte práva pro vaši asistentku. Stačí, když jí nastavíte práva LI - asistenka složku vidí (nikoli její obsah) a může do ní vkládat nové zprávy (nastavení práv je podrobněji popsáno v článku Jak nastavit přístupová práva sdílené složce v poště):
Jakmile jsou práva u zodpovědných pracovníků nastavená, může si asistentka připojit jejich poštovní schránky ke své poště. V menu pošty klikněte na položku "Spravovat složky" a ve stromu označte všechny podsložky ve složce "Ostatni", do kterých má mít asistentka přístup:
Jakmile má asistentka takto připojené všechny potřebné složky, může do nich přesouvat zprávy, které jí přišly do její pošty. Může k tomu použít poštovní program v E-Groupware, ale stejné složky uvidí i v Thunderbirdu nebo v Outlooku, takže může pro zpracování pošty používat program, na který je zvyklá.