Server Egroupware umožňuje nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti. Formulář pro nastavení najdete v menu pošty pod položkou "odpověď v nepřítomnosti".
Obvyklý postup:
Poštovní schránka může mít několik různých adres. Do vaší poštovní schránky může chodit například pošta pro vás osobně (host.treti@bravenec.eu), tak i obecná pošta pro firmu (info@bravenec.eu). V takovém případě budete jistě chtít, aby poštu firemní za vás vyřizoval kolega - zákazníky nemusí zajímat, že jste na dovolené - a na druhou stranu chcete, aby zákazníci, kteří se obracejí přímo na vás, věděli, že momentálně neúřadujete. Adresy, které mají reagovat na příchozí mail, zadejte do seznamu "Odpověď na e-mail zaslaný (komu)". Standardně se nabízí vaše nastavená adresa, ostatní adresy je potřeba zadat ručně.
Aby se poštovní přenosové kanály nezahltily, pokud má odesilatel nastavenou podobnou automatickou reakci na příchozí poštu, je možné zvolit, jak často se má automatická odpověd posílat. Zvolíte-li každých sedm dní, odešle se na konkrétní odesilatelovu poštovní adresu pouze jedna zpráva za týden, i když vám mezitím odesilatel pošle stovky mailů.
Příchozí poštu můžete také přeposlat na další adresu a zajistit tak, aby nemuseli zákazníci čekat, dokud se nevrátíte z dovolené. Někdy může být na závadu, že se pošta přepošle na náhradní adresu jen jednou za sedm dní (možno zvolit) spolu s automatickou odpovědí na mail. Chcete-li přeposílat na náhradní adresu všechny zprávy, je vhodnější vytvořit pravidlo filtru, které bude zprávy přeposílat nezávisle na automatické odpovědi.
Pošta odesílá zprávy v kódování UTF-8. Chcete-li mít jistotu, že příjemce vaší automatické odpovědi bude moci vaši odpověď bez problémů přečíst, vyhněte se českým znakům - písmenům s háčky a čárkami.
Filtr pro přeposílání pošty můžete vytvořit v menu pošty v položce "Pravidla filtru".
Po návratu z dovolené automatickou odpověď zakažte - ve formuláři pro automatické odpovědi zaškrtněte volbu "Zakázáno" a zakažte i automatické přeposílání na náhradní adresu pravidlech filtru. Automatickou odpověď ani pravidlo filtru není třeba mazat, budete je tak mít připravené pro příště.